外出しがちなフリーランサーのためのひかり電話＋電話秘書の有効活用

独立の前に引越しをした関係で、固定電話はひかり電話を利用していました。

ひかり電話の良いところは、安価に2回線目の電話番号がもらえること（ひとつをFAX専用にしています）、ボイスワープ（転送電話）の機能、そして着信お知らせメールがあることです。（どちらもオプションだったかな？）

そして、これまでは固定電話への着信は、不在時でも対応できるようにと（数秒後に）携帯に転送するようにしていました。

携帯でとれなくても着信履歴が先方の電話番号で残りますし、仮に地下鉄移動中などであっても着信お知らせメールよって着信のあった電話番号は直後に知ることができました。

 

これで十分かなと思い、しばらく仕事をしていたのですが、最近は外出先での打ち合わせも多くなり、

携帯に転送してもその電話をとれないことが多くなりました。

そろそろ電話秘書をちゃんといれないとまずいかなぁ、と思っていたところ、よいタイミングで背中を押して下さった方がいらしたので

（「いい加減、電話秘書くらい入れたらどうなの？」「はい、おっしゃる通りで・・・」）、

とりあえずベルシステム24と契約してみました。

すると、この前後で以下のように着信後の流れが変わることになりました。

 

【従来】
着信→(一定時間)→携帯へ転送→(一定時間)→携帯の留守番電話
└→着信お知らせメール(電話番号が分かる)

 

【変更後】
着信→(　〃　)→電話秘書へ転送→用件を人が承る→応対記録メール(都度)
└→着信お知らせメール(電話番号が分かる)

 

これによる主な変化は以下のとおりです。

  • 電話秘書からの応対記録メールを待たずとも、お知らせメールで電話番号が分かるので、心当たりのある着信ならば次に何をするべきかを想定しながら応対記録を待つことができるようになりました。これが意外と心の余裕につながります。
  • 転送先が携帯ではなくなるので、携帯が鳴動する機会が減ります。これによって、外出先での作業への集中力が増したように思います。
  • （既知の）セールス電話を堂々と無視することができるようになります。これも不思議と心が安らぐ気がしました。
  • 営業時間後は業務終了のアナウンスがエンドレスで流れるのですが、これに設定しっぱなしにしておいても、着信の有無と番号は分かるので、原則「今はもう店じまい」というスタンスを貫きつつも個別にフォローする余地も残ります。これはサービス戦略でうまく使うことができるかもしれません。

結論めいたことを言えば、一部の電話を「メール化」していることによるメリットと言えるでしょう。

 

日頃はわずらわしい思いをすることもある電話ですが、ひかり電話と電話秘書の組み合わせでこんな風に変わることができました。

一人で仕事をしていて、かかってくる電話の多いフリーランスの方には、以上のことが参考になれば幸いです。

2011/06/16 木曜日 00:55| カテゴリー：未分類